Als je met abonnementen werkt, dan heb je wel eens te maken met klanten die storneren. Of dat nu is, omdat er te weinig geld op de rekening staat of omdat zij dat zelf terugboeken, het is gewoon een vervelend gegeven voor een bedrijf. Uiteindelijk moet je er namelijk achteraan.
Debiteurenbeheer
Ik werkte op een blauwe maandag als administratief medewerker bij een maker van kassasystemen. Ook zij hebben abonnementen voor hun klanten. Vanaf het moment dat er een nieuwe klant aangemaakt moest worden, tot het innen van het maandelijkse geld, was het bij dat bedrijf een grote rompslomp.
Je moest de klantgegevens met regels en uitzonderingen in het boekhoudsysteem zetten en een abonnement op ingewikkelde manier koppelen. Vervolgens moest je elke maand alle abonnementen per soort uitdraaien in een specifiek bestand en deze indienen bij de bank waarbij het bedrijf een dure SEPA-dienst had. Na 5 dagen was het hopen dat iedereen de automatische incasso door liet gaan. Je zag namelijk de storneringen per dag oplopen… Dat betekende dat de grote incasso als 1 bedrag werd bijgeschreven op de bankrekening en de aparte storneringen met factuurnummer weer werden afgeschreven.
Vervolgens moest je dan kijken naar welke klant, welke automatische incasso had gestorneerd om er vervolgens achteraan te mailen, bellen en leuren. Het was een fulltime baan… En dat met maar 150 klanten…. Stel je voor, je hebt een sportschool met 1.500 klanten… Horror!
Gelukkig is het met Pay en Plan super easy
Ondertussen was ik al klant bij Pay n Plan en wist ik dat het veel beter kon. Terwijl ik de klanten van mijn werkgever aan het herinneren was, discussies voerde en betalingsregelingen afsprak, wist ik dat het op mijn eigen kantoor een fluitje van een cent was om mijn geld binnen te krijgen.
De workflow is dusdanig in elkaar gezet, dat je zelf niks meer hoeft te doen
Bij Pay n Plan gaat het namelijk vanzelf! Mijn klanten boeken een proefles en maken daarmee een account aan. Wanneer de proefles naar tevredenheid is verlopen, kopen zij een abonnement (of een strippenkaart, maar daar gaat het nu niet om). Doordat zij via iDeal afrekenen en ermee akkoord gaan dat het abonnement hierna elke maand automatisch wordt geïnd, staat de automatische incasso er gelijk in. Geen ingewikkelde export van bestanden die je zelf in moet dienen bij de bank. Pay n Plan heeft namelijk een contract met een derde partij die dit elke maand voor je regelt.
Via het dashboard in je app of browser zie je elke maand weer wat je hebt verdiend en wanneer welke incasso wordt geïnd. Kind kan de was doen.
Wat het fijne hieraan is, is dat je altijd een basisinkomen hebt. Zijn er veel opzeggingen, dan weet je dat je weer gas moet geven qua marketing en mensen enthousiasmeren voor je bedrijf.
Naar ik begrijp zijn de makers van Pay n Plan heel erg trots op deze workflow en dat mag absoluut. Waar ik bij mijn oude werkgever met elke klant minimaal een half uur bezig was – tot sommigen uren per maand om achter het geld aan te leuren – ben ik nu maximaal 5 minuten bezig bij mijn eigen klanten. Het enige dat ik hoef te doen is checken of hun gegevens kloppen en eventueel kijken of er niet geïnde incasso’s zijn. En zelfs die worden voor je uit handen genomen. Maar daarover meer in de volgende blog.
Ik waarschuw je dus. Wanneer administratie je hobby is en je niet bezig wilt zijn met je passie, blijf dan lekker hangen bij het handmatig indienen van de SEPA bij je bank. Vergeet niet om dat karweitje elke maand te agenderen, want anders heb je geen centen voor de boodschappen..
Wil je hier amper omkijken naar? Dan adviseer ik je echt contact op te nemen met de mensen van Pay n Plan om een kennismaking in te plannen! Dit is ook mogelijk wanneer je uitsluitend geïnteresseerd bent in de betaalafhandeling zonder de agenda/plan optie.
Blog Maria
Blog Maria 2
Blog Maria 3
Blog Maria 4
Blog Maria 5
Dus… ben je nieuwsgierig geworden, blijf me dan op deze reis volgen. En vergeet niet om Pay n Plan te volgen op Instagram of Facebook!